Dokumente können in persönlichen Ordnern gespeichert werden. Ordner können in brainy leichter erstellt werden als z.B. in MS Windows. Ordner sind verschachtelbar.
Dokumente werden in der Datenbank gespeichert, da eine Verzeichnisfreigabe auf einem Netzwerkcomputer ein hohes Sicherheitsrisiko darstellt. Die Größe ist pro Datei auf 100 MB begrenzt. Standardmäßig stehen für jeden Lehrer 500 MB Datenvolumen für Dokumente zur Verfügung. Dies ist ausreichend für die am häufigsten verwendeten Office Datei-Formate und PDF.
Alle Ordner und/oder Dokumente können mit allen anderen Anwendern (Personen oder Gruppen) der Schule geteilt werden. Voraussetzung ist, dass der Ersteller des Dokuments oder Ordners in derselben Anwendergruppe wie der Empfänger ist. Die Gültigkeit der Sichtbarkeit von freigegebenen Ordnern oder Dateien kann zeitgesteuert werden, indem die "von - bis" Parameter verwendet werden. Die Freigabe ist nur innerhalb dieses Gültigkeitszeitraums sichtbar.
Das Dokumentenmanagementsystem ist in das rollen-basierte Rechtesystem eingebunden. So ist es nicht möglich Dokumente von nicht-berechtigten Anwendern geladen oder gelesen werden, wenn entweder Dokument -oder Ordnerberechtigungen fehlen. Versuche sich einen Zugriff zu verschaffen führen zur sofortigen Deaktivierung des Benutzerprofils.
Es können fast alle Dokumententypen im Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden. Ausnahmen sind Audiodateien und ausführbare Skripte.
ist in das rollen-basierte Rechtesystem eingebunden. So ist es nicht möglich Dokumente von nicht-berechtigten Anwendern geladen oder gelesen werden, wenn entweder Dokument- oder Ordnerberechtigungen fehlen. Versuche, sich einen Zugriff zu verschaffen, führen zur sofortigen Deaktivierung des Benutzerprofils.
Es können fast alle Dokumententypen im Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden. Ausnahmen sind Audiodateien und ausführbare Skripte.
